Para tentar reduzir a avalanche de e-mails

É fato que nossos e-mails estão cada vez mais difíceis de administrar. Todos os dias, são enviados 294 bilhões de e-mails — num ano, 107,3 trilhões —, e o pior é que 90% deles são mensagens de spam ou phishing, segundo o site About.com. Não por acaso, recentemente Chris Anderson, o empresário por trás das conferências internacionais TED (Technologia, Entretenimento e Design) pôs na rede uma iniciativa chamada The E-mail Charter, a qual estabelece 10 principios a serem usados para controlar melhor o e-mail. Aqui estão eles, numa tradução livre.



1) Respeitar o tempo dos destinatários — O remetente precisa ajudar a minimizar o tempo que sua mensagem levará para ser lida e processada. Portanto, vale pensá-la bem antes de enviar.



2) Uma eventual demora ou resposta curta não significa falta de educação — Dado o volume de mensagens que todos enfrentam diariamente, é preciso ter paciência se uma mensagem demora um pouco a ser respondida ou se a resposta é curta. Não tome isso como algo pessoal.



3) Viva a clareza — Comece com uma linha de assunto bem objetiva, que defina o tema da mensagem, até mesmo com uma categoria para facilitar. Use frases sucintas e direto ao ponto. A primeira deve logo dizer a que veio. Não use fontes coloridas ou bizarras.



4) A pergunta certa — Se tiver que fazer uma pergunta, fuja das muito abertas ("O que acha?", "Como posso ajudar?"). Facilite a resposta: "posso ajudá-lo telefonando, indo aí ou simplesmente ficando de fora da questão?"



5) Escolha um destinatário, ou acrescente poucos CC — A cada cópia extra da mensagem que você manda, multiplica-se dramaticamente o tempo total de resposta. E não dê "Responder a todos" a não ser quando estritamente necessário. Ou use BCC.



6) Cuidado com os "threads" — O "thread" é aquele e-mail anterior que contextualiza para um destinatário o que aconteceu antes na troca de mensagens. Normalmente, no máximo três deles são necessários. Depois disso, é melhor telefonar em vez de mandar e-mail.



7) Diga não aos anexos inúteis — Não use em sua assinatura arquivos gráficos que aparecem como anexos num e-mail, pois o destinatário perde mais tempo ao abri-los. E, se tem texto para mandar, mande no corpo da mensagem, não como anexo, pelo mesmo motivo.



8) Use a linha de assunto — Se seu email é uma simples frase, bote-a na linha de assunto indicando que não há mais nada a dizer com um alerta no fim (fim da msg, por exemplo).



9) Não dê reply a tudo — Economize 30 segundos da sua vida (e da do destinatário) deixando de responder coisas como "Ótimo", "OK", e afins.



10) Desconecte-se — Dê-se um tempo do e-mail no fim de semana, desligue o smartphone e separe alguns dias no trabalho para se concentrar nas tarefas enão na caixa postal.

Fonte: http://oglobo.globo.com/blogs/andremachado/posts/2011/08/30/para-tentar-reduzir-avalanche-de-mails-402212.asp